Il tempo, si sa, è la risorsa più importante che si ha a disposizione per un e-commerce ed è quindi importante saperlo sfruttare al meglio imparando a gestire ogni momento in modo efficace. È importante focalizzarsi sul time management, una disciplina di pianificazione e controllo atta ad ottimizzare la gestione del tempo per migliorare la produttività, l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali. Possiamo definire il time management come un insieme di tecniche i cui punti di forza permettono di raggiungere obiettivi e risultati in modo più rapido, riducendo le distrazioni e aumentando invece la produttività personale e dell’attività. In un’epoca che ci vede circondati da fonti di distrazione saper come gestire il tempo diventa fondamentale e per farlo nel migliore dei modi sono state create e collaudate delle tecniche che andremo ad affrontare in questo articolo.
Matrice di Eisenhower
Una delle tecniche di time management più conosciute si basa su una celebre frase del Generale e Presidente degli Stati Uniti che recita così: “Ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante”. Il succo del discorso quindi prevede che le attività più urgenti, come fissare un appuntamento, mandare una mail o fare una call, in un’ottica di lungo termine sono meno importanti; mentre le attività meno urgenti, come definire una strategia di marketing o redigere un business plan, sono quelle più importanti sul lungo periodo. Per andare ad individuare quale aspetto è importante e quale meno, la Matrice di Eisenhower viene divisa in 4 aree:
- Quadrante 1 = Importante/Urgente: attività e compiti importanti da completare nell’immediato e che non possono essere delegati.
- Quadrante 2 = Importante/Non urgente: attività e compiti importanti ma che possono essere regolati e posticipati.
- Quadrante 3 = Non importante/Urgente: attività e compiti urgenti che possono essere delegati ad altre figure.
- Quadrante 4 = Non importante/Non urgente: attività e compiti da poter eliminare perché inutili.
Tecnica del pomodoro
Anche questa tecnica gode di grande fama e consiste nel suddividere il lavoro in blocchi temporali andando ad inserire delle piccole pause all’interno. L’applicazione classica prevede che si lavori per 25 minuti e si faccia pausa per 5 minuti, facendo uso di timer disponibili sul proprio smartphone o pc per essere più precisi. Dopo quattro periodi da 25 minuti l’uno è invece consigliabile prendere una pausa più lunga che può durare dai 15 ai 30 minuti. È importante saper sfruttare al massimo il tempo delle pause per poter rilassare la vista, fare stretching e bere un caffè per tornare a lavoro più produttivi di prima. Avendo bene a mente la durata stimata del lavoro sarà più facile organizzare la suddivisione delle operazioni da compiere durante il periodo di lavoro, in cui le distrazioni devono essere limitate o meglio non esistere, e quando invece prendersi dei minuti di pausa. In questo modo si combatte il rimando dei compiti puntando sulla massimizzazione del tempo messo a disposizione.
Principio di Pareto
Conosciuto anche come regola 80-20, il Principio di Pareto afferma che l’80% dei risultati può essere ottenuto completando il 20% delle attività. In un’ottica aziendale di gestione del tempo, questo metodo dovrebbe portare a concentrarsi sulle attività che portano maggiori profitti e risultati rispetto a quelle che invece non contribuiscono al successo nello stesso modo.
Metodo ABC
Questa tecnica è molto utile per definire le priorità. Gestire il tempo con il metodo ABC significa suddividere i le attività per grado di importanza:
Gruppo A: attività molto importanti, priorità massima;
Gruppo B: attività meno importanti, priorità media;
Gruppo C: attività poco importanti, eliminare o ridurre priorità;
Metodo Timeboxing
Il metodo Timeboxing è una tecnica di gestione del tempo che tramite la divisione delle giornate in blocchi da dedicare a specifiche attività/obiettivi, sprona chi le compie a farlo entro un tempo stabilito. Il Timeboxing è una strategia di time management che richiede molta concentrazione e pianificazione per essere eseguita con successo, ma si rivela molto efficace soprattutto quando si devono rispettare delle scadenze.