Alla regolare e sequenziale crescita di uno shop online è collegato anche un aumento dei guadagni tramite le vendite e quindi, di conseguenza, anche un numero maggiore di operazioni bancarie. Se questi movimenti diventano veramente numerosi il loro monitoraggio può risultare estremamente complesso e soprattutto può richiedere una quantità di tempo elevata. A tutto però c’è una soluzione e stavolta si chiama software per la riconciliazione bancaria, uno strumento innovativo appositamente pensato per facilitare il compito di proprietari e contabili di attività online. Ma procediamo per gradi, analizzando innanzitutto cosa si intende per riconciliazione bancaria e perché è così importante.
La riconciliazione bancaria
Con il termine riconciliazione bancaria ci si riferisce a quell’operazione contabile che consiste nel verificare che i movimenti monetari dell’estratto conto corrispondono ai relativi documenti contabili. Un’operazione che solitamente viene effettuata da un commercialista, che si assicura che il saldo del conto sia uguale a quello dichiarato sull’estratto conto su cui vengono calcolate le ritenute. Spesso capita però che ci sia una differenza tra i due importi. In questo caso è necessario individuare la registrazione errata andando a correggere l’errore. Parliamo di un’operazione fondamentale e necessaria per verificare che i dati di pagamento corrispondano a quelli delle fatture e permette anche di identificare costi nascosti come ritenute bancarie o commissioni di vario tipo. Avere a disposizione uno strumento che permette di fare tutto questo processo in modo automatico e veloce si rivela quindi fondamentale, soprattutto se le vendite sono molto numerose.
I vantaggi
A determinare questo alto tasso di comodità influisce sicuramente il risparmio legato al tempo e alla mole di lavoro. Effettuare questo processo manualmente infatti richiede un grande sforzo, mentre farlo in modo automatizzato può far risparmiare fino a 48 ore annue, dando al proprietario di un’attività maggiore tempo da dedicare alle strategie di crescita del negozio. Essendo quella manuale una procedura molto lunga e minuziosa, è spesso soggetta ad errori da parte dei contabili che possono avere gravi effetti sul business online. Errori che porterebbero ad un ulteriore perdita di tempo, da aggiungere a quelle di cui abbiamo già parlato: effettuare per la seconda volta un pagamento non registrato, sollecitare un cliente per un pagamento già effettuato, pagare un fornitore con ritardo. Tutti fattori che vanno contro gli interessi e la reputazione del brand. A meno che non si affidi il controllo dei flussi di cassa ad un software che identifichi il movimento di ogni pagamento, mantenendo la società lontana da frodi e penali.
Come scegliere il software migliore
Affinché un software possa risultare veramente utile per il business deve possedere almeno le seguenti caratteristiche:
- Raccogliere i giustificativi e magari inviarli in modo automatico ai fornitori, riconciliando così le fatture e le transazioni. Se non venisse fatto in maniera automatica, un software che si rispetti deve permettere di scaricare i documenti commerciali sul web o tramite App per poi concedere la possibilità di inoltrarli via mail affinché vengano elaborati e salvati dal software.
- Gestire l’IVA e calcolarla in maniera automatica per ogni pagamento. Se non per ogni pagamento almeno per una specifica classe, impostabile dal proprietario attraverso l’uso di Tag forniti dallo strumento, che categorizzino le spese.
- Deve essere compatibile con il software del commercialista in modo che i dati possano viaggiare in maniera automatica, riducendo i costi legati alla manodopera dedicata alle attività di contabilità.
Con queste nuove soluzioni i fogli Excel sembreranno appartenere alla preistoria. Non restare indietro coi tempi e inizia a sfruttare le potenzialità dei software per la contabilità automatica darà un grande impulso al brand.